Cách lập quỹ dự phòng tiệm nail: Cứu cánh khi vắng khách

Tóm tắt nhanh: Quỹ dự phòng tiệm nail là số tiền mặt được trích lập sẵn để trang trải các chi phí cố định (mặt bằng, điện nước, lương cứng) khi tiệm gặp biến cố vắng khách kéo dài. Một tiệm nail khỏe mạnh cần duy trì mức quỹ dự phòng tương đương 3 đến 6 tháng chi phí vận hành cố định, giúp chủ tiệm không phải cắt xén vật tư hay nợ lương thợ chính.

Nhìn sổ hẹn kín khách mỗi cuối tuần, nhiều chủ tiệm lầm tưởng dòng tiền của mình đang rất khỏe. Nhưng theo nghiên cứu của Viện JPMorgan Chase về các doanh nghiệp nhỏ, trung bình các tiệm chỉ có đủ dòng tiền mặt để sinh tồn trong vỏn vẹn 27 ngày nếu bỗng dưng không có khách. Chỉ cần một đợt thấp điểm sau Tết, hay một con đường trước tiệm bị đào lên sửa chữa vài tháng, không ít tiệm nail phải sang nhượng gấp vì đứt gãy dòng tiền. Vậy làm sao để lập quỹ dự phòng đủ sức chống chọi qua giông bão?

Tại sao tiệm nail đông khách vẫn có nguy cơ “gãy” dòng tiền?

Đông khách không đồng nghĩa với nhiều tiền mặt dự trữ. Rất nhiều tiệm rơi vào cái bẫy “lãi trên giấy”. Thu về một ngày 5-10 triệu, nhưng cuối tuần phải chốt sổ chia hoa hồng cho thợ, thanh toán hóa đơn vật tư nhập đầu tháng, đóng tiền điện, tiền nhà.

Chi phí vận hành cố định của một tiệm nail thường chiếm tới 30-40% tổng chi phí mỗi tháng. Ví dụ ở các quận trung tâm Hà Nội hay TP.HCM, mặt bằng đã ngốn từ 10 đến 20 triệu VNĐ, chưa kể lương cứng để giữ chân thợ chính. Nếu tháng đó thời tiết mưa bão liên miên hoặc rơi vào tháng 7 Âm lịch vắng khách, khoản thu vào không đủ bù chi. Lúc này, quỹ dự phòng chính là phao cứu sinh để bạn không phải vắt kiệt vốn lưu động hay đi vay mượn nóng.

Quỹ dự phòng tiệm nail cần bao nhiêu là đủ?

Nguyên tắc vàng của quản lý tài chính tiệm nail là: Phải dự trữ được từ 3 đến 6 tháng chi phí cố định.

Để tính con số này, bạn cần bóc tách rõ đâu là chi phí cố định (những khoản tháng nào cũng phải trả dù có khách hay không), và chi phí biến đổi (tiền vật tư hao hụt, hoa hồng theo % dịch vụ).

Nhìn vào bảng trên, một tiệm nail quy mô nhỏ (từ 3-4 ghế) cần có sẵn ít nhất gần 100 triệu VNĐ nằm im trong tài khoản, chỉ để phòng hờ. Con số này có thể làm nhiều người ngộp thở, nhưng bạn không cần phải gom đủ ngay lập tức.

Các bước trích lập quỹ dự phòng không ảnh hưởng vốn lưu động

Nhiều chủ tiệm than thở: “Tiền nhập gel, thay đầu mài còn không đủ, lấy đâu ra dư mà cất quỹ?”. Lời khuyên là hãy làm từ từ theo các bước sau:

1. Trích % cố định theo ngày/tuần: Thay vì chờ chốt sổ cuối tháng coi dư bao nhiêu mới cất, hãy trích ngay 2% đến 5% tổng doanh thu mỗi ngày vào một tài khoản ngân hàng riêng biệt. Tiền ít nhưng đều đặn sẽ thành số lớn.
2. Siết chặt hao hụt vật tư: Đây là lỗ hổng lớn nhất. Một hũ gel base thợ dùng vô tội vạ, làm tràn khóe phải lau đi lau lại không chỉ tốn thời gian mà còn đốt tiền của chủ. Tiết kiệm được 10% chi phí vật tư mỗi tháng, bạn đã có ngay một khoản để đắp vào quỹ dự phòng.
3. Giữ lại lợi nhuận các tháng “vào vụ”: Những tháng sát Tết doanh thu thường tăng gấp 2-3 lần. Đừng vội lấy tiền đó để mua ô tô hay xài sang. Hãy trích ngay 50% số tiền lãi vượt trội đó ném thẳng vào quỹ dự phòng để gánh cho những tháng hè vắng khách.

NailFlow hỗ trợ chủ tiệm quản lý dòng tiền ra sao?

Cái khó nhất khi lập quỹ dự phòng là không biết chính xác biên độ lợi nhuận thật của mình sau khi trừ hết lương thợ và tiền típ. Với phần mềm NailFlow, bài toán này được giải quyết triệt để.

Báo cáo tài chính tự động của NailFlow giúp bạn nhìn rõ:

• Doanh thu gộp trong ngày/tuần.
• Hệ thống tự động tính toán ăn chia, chốt sổ tiền hoa hồng và tiền típ cho từng thợ chính xác đến từng đồng.
• Báo cáo rõ ràng số tiền “lời ròng” còn lại của tiệm sau mọi chi phí. Nhờ đó, bạn dễ dàng quyết định cắt ra 5% hay 10% chuyển thẳng vào tài khoản dự phòng mà không sợ thâm hụt tiền trả lương tuần cho thợ.

Câu hỏi thường gặp